Fallstudie: IUK-Institut, Dortmund
Vorbemerkung
Die Einführung von Telearbeit gerade im Dienstleistungssektor ist mit marktstrategischen Zielen verbunden. Dies bedeutet für das IUK-Institut: Im Telearbeitsbereich glaubhaft forschen und beraten zu wollen setzt voraus, mit den einschlägigen organisatorischen und technischen Methoden vertraut zu sein und selbst Anwendererfahrungen gemacht zu haben. Auf dieser Grundlage kann dann ein Dienstleistungsangebot an unsere Kunden fundiert und spezifisch sein.
Hinzu kommt, daß der Ausbau eines Intranets, das nur nach innen gerichtet und für interne Zwecke vorgesehen ist, sinnlos erscheint. Um synergetisch und effektiv zu arbeiten, muß ein Dienstleistungsunternehmen auch externe Ziele (z.B. Aufbau als Demonstrationsprojekt) verfolgen.
Organisatorische Aspekte
Das IUK Institut wurde 1990 in Dortmund als GmbH im Besitz der Belegschaft gegründet. Es ist in den Bereichen Forschung, Beratung und Qualifizierung tätig und beschäftigt 9 - 11 angestellte MitarbeiterInnen, teils auf Teilzeitverträgen, sowie drei mitarbeitende GesellschafterInnen als Freiberufler. Die meisten MitarbeiterInnen bzw. GesellschafterInnen sind seit über 5 Jahren für IUK tätig. Ziel der Einführung von Telearbeit ist es
Das Konzept zielt darauf, die derzeit sehr „leane" und dezentrale Organisationsstruktur zu erhalten bzw. sogar weiter zu straffen und zugleich zu dezentralisieren. Insgesamt sollen 6 Telearbeitsplätze geschaffen werden. Darauf werden zwei langjährige angestellte MitarbeiterInnen (Betriebszugehörigkeit mit Unterbrechungen 5 - 6 Jahre) und zwei langjährig mitarbeitende Gesellschafter sowie zwei neue MitarbeiterInnen bzw. GesellschafterInnen beschäftigt. Zwei weitere Mitarbeiterinnen arbeiten derzeit in einem Softwareentwicklungs- und Dokumentationsprojekt an häuslichen Arbeitsplätzen mit Apple Macintosh; eine Vernetzung ist nicht geplant, da sie nach Ende des Projekts 1998 zu einem universitären Träger überwechseln werden.
Es ist zum besseren Verständnis des Konzepts darauf hinzuweisen, daß es sich bei a l l e n TelearbeiterInnen um akademisch qualifizierte, teils langjährig berufserfahrene Personen (PädagogInnen, SozialwissenschaftlerInnen, DV-/Multimedia-SpezialistInnen) handelt.
Während sich die MitarbeiterInnen eines Projekts ca. 2x / Monat bis 1x / 2 Monate treffen, finden Versammlungen der gesamten Belegschaft wegen der ausgeprägten Eigensteuerung der Projekte eher selten statt. Die 'Jours Fixes' sollen den Austausch zwischen allen MitarbeiterInnen fördern. Sie behandeln vorrangig projektübergreifende Themen. Die Treffen sollen zur Identifikation der/des einzelnen MitarbeiterIn/s mit dem Gesamtunternehmen beitragen und auch Raum für informellen Austausch vorsehen.
Eine externe Beratung bei der Einführung von Telearbeit ist nach derzeitigem Stand der Erkenntnisse nicht notwendig (außer bei der ISDN-Installation im zentralen Büro, die noch aussteht).
Die laufende Koordination der TelearbeiterInnen - meist arbeiten zwei bis drei MitarbeiterInnen in einem Projekt - erfolgt durch e-mail, ISDN (Dreierkonferenz), Fax sowie über einen Onlinedienst, der auch die Durchführung von Konferenzen gestattet. Ein Intranet soll ab Frühjahr 1998 darüber hinausgehende Koordinationsmöglichkeiten bieten, aber vor allem auch in der Projekt-und Beratungsarbeit eingesetzt werden (z.B. für Simulationen und Multimedia-Praesentationen).
Eine sehr kurze Schulung (MS-Office-Vertiefung und Internet-Anwendung) hat nur für TelearbeiterInnen, die die entsprechenden Kenntnisse noch nicht besaßen, stattgefunden; 1998 wird eine umfassendere Schulung für die Intranet- und Multimedia-Anwendungen stattfinden. Ein Software-Support ist nach den bisherigen Kenntnissen nicht nötig; jedoch erfolgt die erstmalige Installation komplexerer Anwendungspakete oder die Uminstallation von Betriebssystemen bei Bedarf durch einen besonders geschulten Mitarbeiter. Der online-Dienst verfügt über eine gut funktionierende Hotline. Bei ISDN-Problemen wird er oder die Telekom-Hotline in Anspruch genommen. Hardwaresupport erfolgt durch den je örtlichen Fachhandel, mit dem teils eine längere Kooperation besteht.
Der Ausbau eines Intranets mit einem Windows-NT-Server (siehe Abschnitt 2.) erfolgt durch einen Mitarbeiter, der umfangreiche Erfahrungen in Netzwerk-Administration und ISDN-Vernetzung gesammelt hat und sich seit ca. 3 Monaten autodidaktisch dafür fortgebildet hat.
In bezug auf die nicht-technische, allgemein berufsqualifizierende Fortbildung der MitarbeiterInnen sollen kontinuierliche, interne Qualifizierungsangebote gewährleisten, das das in den Projekten erarbeitete Know-How der MitarbeiterInnen auch projektübergreifend zur Verfügung gestellt wird und darüber hinaus ein Austausch zwischen den Projekten stattfindet. Die Teilnahme an Fortbildungsangeboten externer Träger ist für TelearbeiterInnen wie für in der Zentrale arbeitenden MitarbeiterInnen, je nach Bedarf vorgesehen.
Technische Aspekte
Die sechs Arbeitsplätze werden mit Pentium-PCs nach Wahl bzw. Bedarf der Mitarbeiter, Tintenstrahl-Drucker und Sound- sowie ISDN-Karte (in einigen Fällen auch mit Papierfax und Laserdrucker) ausgestattet. Vier der Telearbeitsplätze sind derzeit schon eingerichtet (Frankfurt, Borken/Westfalen, Dortmund, Witten/Ruhr). Es folgen zwei weitere (Witten/Ruhr, Berlin). Wenn der ISDN-Anschluß auf Probleme stößt - wie im Fall von Berlin - wird zunächst ein Modem eingesetzt. Als Softwarepaket wird MS-Office unter Windows 95 eingesetzt.
Über einen Onlinedienst haben alle TelearbeiterInnen Zugang zum Internet. Die Auswahl von aol (ISDN-Version 3.1) erfolgte wegen der hohen Übertragungsgeschwindigkeit und der geringen Störanfälligkeit sowie der leichten Bedienbarkeit, aber auch wegen der einfachen Möglichkeit, formatierte Files einschließlich Grafik in allen Datenformaten komprimiert als mime- oder zip-Dateien oder dekomprimiert zu übertragen.
An einem Telearbeitsplatz in Frankfurt ist auf Wunsch eines Projektauftraggebers zusätzlich eine Teles-Karte mit Einplatz-Video-Conferencing-System vorhanden. Darüber werden Koordinations- und Managementaufgaben innerhalb eines europäischen Projekts abgewickelt.
Die Datenhaltung erfolgt künftig projektbezogen und weitgehend dezentral, wobei wichtige Dateien und der Geschäftsbriefwechsel zusätzlich in der Zentrale gesichert werden. Der dort bisher installierte alte Kommunikations-PC wird nach Verlegung eines ISDN-Anschlusses im Frühjahr 1998 durch einen Windows-NT-Server ersetzt (Pentium II, weitere technische Spezifikation wird erst 1998 festgelegt, da bis dahin sowohl mit einem Preisverfall als auch mit gewissen Konzeptänderungen des Anbieters Microsoft gerechnet wird).
Der NT-Server wird aus Wartungsgründen bei einem mitarbeitenden Gesellschafter installiert (neben dessen Arbeitsplatzrechner, der unter Windows 95 läuft, und soll auch als Intranet-Server dienen. Der DV-Mitarbeiter verfügt also über ein Miniatur-Intranet aus zwei Rechnern an seinem häuslichen Arbeitsplatz. Dann wird das Zentralbüro nicht mehr der zentrale Netzknoten sein, sondern nur noch ein Arbeitsplatz unter mehreren für das Sekretariat der Geschäftsführung (Ablage für Verträge und Geschäftsbriefe), Buchhaltung und Controlling.
Auch die gegenwärtige Homepage von IUK (www.iuk.com), die auf einem virtuellen Server eines externen Dienstleisters läuft, wird 1998 auf den NT-Server übertragen. Das zu installierende Intranet (unter dem „Markennamen" XXLnet_werk) soll zugleich als internes Kommunikationsmedium zwischen allen Telearbeitsplätzen und dem Zentralbüro, zur Kooperationsunterstützung bei der Projektarbeit mit Firmenkunden und als Entwicklungs und Test-Umgebung für Multimedia-Produkte verwendet werden.
Rechtliche Aspekte
Der rechtliche Status der TelearbeiterInnen wird sich durch die neue Arbeitsform nicht verändern. Es handelt sich um normale, dem BAT weitgehend angeglichene Arbeitsverträge (mit 39 Std./Woche oder Teilzeitverträge) bzw. um mitarbeitende Gesellschafter in freiberuflicher Tätigkeit (Einzelverträge über eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitertagen). Die Hard- und Software wird wie bisher auch vom Institut zur Verfügung gestellt; Kommunikationskosten und zu Hause benötigte Büromaterialien werden wie bisher auf Einzelnachweis abgerechnet. Eine darüber hinausgehende pauschale Aufwandsentschädigung für Raum- oder Energiekosten ist nicht vorgesehen.
Eine Leistung- oder Zeiterfassung erfolgt nicht (außer wenn öffentliche Auftraggeber darauf bestehen, in diesem Fall durch Selbstaufschreibung); sonstige Arbeitszeitregelungen (etwa betr. Überstunden usw.) existieren nicht. Ein Betriebsrat ist derzeit nicht vorhanden.
Datensicherheit
Die TelearbeiterInnen verfügen über separate Arbeitszimmer und abschließbare Schränke. Personenbezogene Daten (außer Rufnummern und Adressen in Telefonverzeichnissen) werden grundsätzlich nicht dezentral gespeichert oder verarbeitet. Zentrale Mailing-Aktionen, Serienbriefe usw. werden nur vom Zentralbüro aus durchgeführt. Derzeit laufen keine Projekte, die besondere Schutz- oder Geheimhaltungsanforderungen stellen. Alle MitarbeiterInnen unterzeichnen jedoch derzeit schon eine Erklärung, daß sie betriebliche Informationen nicht weitergeben sollen. Diese Erklärung, die Bestandteil des Arbeits- bzw. Werkvertrages ist, soll auf alle datenschutzrelevanten Tatbestände hin ausgeweitet werden. Darüber hinaus können Kunden natürlich weitergehende Datenschutzregelungen verlangen, denen dann stattgegeben werden muß. Ab Frühjahr 1998 ist darüber hinaus mit der Einführung des Windows-NT-Servers der Einsatz von Verschlüsselungstechniken beim Dateitransfer vorgesehen. Für die derzeitige aol-Nutzung erscheint der password-Schutz noch voll ausreichend. Die MitarbeiterInnen werden darauf hingewiesen, das password öfter zu wechseln.
Ökologische Aspekte
Durch die Einführung von Telearbeit wird das derzeit noch verbreitete Pendeln um weitere ca. 20 - 30 % reduziert (schon bisher wurde oft überwiegend am häuslichen Arbeitsplatz gearbeitet). Der Papierumlauf wird weiter gesenkt. Die Energiekosten am häuslichen Arbeitsplatz steigen nach unseren Beobachtungen dafür um ca. 10 %. Es wird versucht, alte Peripheriegeräte nach Möglichkeit in das neue Konzept einzubinden und nicht vorzeitig zu verschrotten.
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