Wege zu Telearbeit: Checkliste für Arbeitgeber

• Einführung
• Entwicklungsstufen - erste Überlegungen
• Entwicklung eines Vorschlags für ein Telearbeitsprogramm
• Nach der Entscheidung
• Arbeitsvertrag
• Auswahl der Telearbeiter
• Weiterbildung der ausgewählten Telearbeiter
• Einführung des Pilotprojekts und seine Überwachung
• Ergonomische Aspekte
• Formale Auswertung
• Grundausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes

 Einleitung

Die Thematisierung von Telearbeit in Unternehmen kann aus ganz unterschiedlichen Gründen erfolgen.

In einigen Fällen macht Telearbeit lediglich einen Bestandteil im Rahmen allgemeiner Reengineering-Maßnahmen aus, welche in erster Linie andere Veränderungen des Arbeitsprozesses (wie beispielsweise die zunehmende Praxis von Outsourcing) in den Vordergrund stellen.

Mitunter liegen auch standortbedingte Gründe vor: ein geplanter Umzug des Hauptsitzes mit Folgen für die betroffenen Mitarbeiter oder - im Falle einer Expansion der Firma - Probleme, entsprechende Räumlichkeiten zu finden.

In anderen Fällen können Firmen zum Nachdenken über Telearbeit gezwungen werden, wenn massive Probleme der Anwerbung und Bindung von Mitarbeitern auftreten: In diesne Fällen kann Telearbeit als Versuch verstanden werden, einen lokalen Mangel an qualifizierten bzw. erfahrenen Arbeitskräften zu beheben oder auch Mitarbeiter zu halten (z.B. jüngere Frauen, die eine Familie gründen und daher eine größere berufliche Flexibilität suchen).

Manche Geschäftsbereiche sind jedoch auch von äußeren Bedingungen beeinflußt: etwa von der Notwendigkeit, Lösungen für pendlerbedingte Verkehrsstaus zu entwickeln, die bereits ein teilweise kritisches Ausmaß angenommen haben. Andere Firmen (insbesondere im Informations- und Telekommunikationssektor) haben ein unmittelbares Geschäftsinteresse an der Einführung von Telearbeit, um die eigenen Erfahrungen mit Telearbeit in Form von Telearbeitsprogrammen an andere Firmen verkaufen zu können.

Zweifellos werden Unternehmen Telearbeit auch im Hinblick auf eine Steigerung des Gewinns durch Steigerung der Arbeitsproduktivität und/oder Kostenreduzierung erwägen.

Gleichwohl trifft es ebenso zu, daß der Anstoß zu Telearbeit in vielen Firmen zunächst aus den Bedürfnissen der Angestellten resultiert. Wie soll ein Unternehmen reagieren, wenn z. B. ein Mitarbeiter in einer Schlüsselposition aus familiären Gründen zum Wohnortwechsel gezwungen ist und daher um eine Weiterbeschäftigung als außerbetrieblicher Angestellter bittet? Welche Antwort soll einer weiblichen Angestellten erteilt werden, die nach Ende ihres Mutterschaftsurlaubs um eine größere Flexibilität ihrer Beschäftigung bittet? Und was ist, falls das Unternehmen die Formalisierung bereits bestehender informeller Vereinbarungen anstrebt, die z.B. die Tätigkeit von erfahrenen Mitarbeitern betreffen, die zu Hause Berichte erstellen, um ungestört arbeiten zu können?

Telearbeit beinhaltet potentielle Vorteile sowohl für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer. Für den einzelnen Arbeitnehmer kann der Nutzen folgender sein:

• flexiblere Arbeits(zeit)vereinbarungen
• die Möglichkeit, mehr Verantwortung innerhalb des Arbeitsprozesses zu übernehmen
• die Vermeidung länger Fahrtzeiten zwischen Arbeits- und Wohnort

Genauso ergeben sich für den Arbeitgeber mögliche Vorteile. Diese können beinhalten:

• erhöhte Flexibilität (z.B. schnellere Arbeitsabläufe)
• Reduzierung von Raumkosten
• Höhere Produktivität der Angestellten
• Rückläufige Fehlzeiten
• Reduzierung von Overheads
• Besser motivierte Mitarbeiter, die infolge größerer Eigenverantwortung
• qualitativ höherwertige Arbeit liefern
• Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen
• Verbesserte Arbeitsorganisation (z.B. „schlanke" Managementstrukturen)

Dennoch können auch Nachteile entstehen. Darunter fallen mögliche Probleme des Managements bzw. der Führung bei der Integration außerbetrieblicher Mitarbeiter in die Organisation, technische Schwierigkeiten (z.B. die Anpassung der IT- und Telekommunikationstechnologien an die Bedürfnisse der Telearbeiter), Qualifikationsaspekte sowie ganz einfach das Risiko, daß sich die Investitionskosten für die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes als zu hoch erweisen.

Mit anderen Worten: ein umsichtiger Unternehmer wird vor einer voreiligen Umsetzung eines Telearbeitsprogrammes ein ausführliches Arbeitskonzept einschließlich einer Kosten-Nutzenanalyse ausarbeiten.

Zu beachtende organisatorische Aspekte sind hierbei:

• Identifikation von telearbeitstauglichen Arbeitsaufgaben
• Auswahl(-kriterien) der Telemitarbeiter
• Prüfung des betrieblichen Informations- und Kommunikationssystems hinsichtlich der Vereinbarkeit mit Telearbeit
• Vereinbarung der Auswertungsmethode für die außerbetrieblich erbrachte Arbeitsleistung
• Übereinkunft bezüglich der Form der Kontrolle von Telemitarbeitern durch ihre Linienvorgesetzten bzw. der Koordination mit ihren Kollegen
• Vereinbarungen für ein Pilotprojekt und der Auswertung der gewonnenen Erfahrungen.

Die im Zusammenhang mit der Einführung von Telearbeit entstehenden Kosten sind:

• Hardware- und Softwarekosten
• Bereitstellung zusätzlicher Telefonanschlüsse
• Weiterbildungsmaßnahmen für Telearbeiter
• Helpdesk-Betreuung für Telearbeiter
• Management- und Mitarbeiterarbeitszeiten

Dabei sollten Firmen sich jedoch auch bewußt darüber werden, daß Telearbeit nicht notwendigerweise Heimarbeit bedeutet. Vielmehr gibt es weitere Möglichkeiten, die in manchen Situationen vorzuziehen sein dürften. Dies wäre etwa die Gründung eines firmeneigenen Satellitenbüros oder die Nutzung einer der mittlerweile zahlreichen Telezentren sowie Nachbarschaftsbüros für die Telemitarbeiter. Unter Umständen kann es auch möglich sein, bisher im Firmenbüro Beschäftigte in mobile Mitarbeiter zu verwandeln, ausgestattet mit entsprechender Informations- und Telekommunikationstechnik, die eine Arbeit im Auto, Hotel oder den Räumen der Firmenkunden erlaubt.

Was auch immer das ausschlaggebende Motiv ist, das Thema Telearbeit auf die Tagesordnung einer Firma zu setzen, die meisten Firmen werden sinnvollerweise einer ähnlichen Vorgehensweise bei der eventuellen Implementation folgen. In vielen Fällen wird dabei Telearbeit zunächst in Form eines Pilotprojektes eingesetzt werden, bevor sie dann vielleicht auf die ganze Organisation bzw. Abteilungen ausgeweitet wird.

Entwicklungsschritte

1. Anfängliche Überlegungen

Im Verlauf dieses frühen Stadiums wird die vornehmliche Aufgabe darin bestehen, sich einen allgemeinen Überblick über das geplante Telearbeitskonzept und die konkrete Zielsetzung der einzelnen Schritte, die für eine erfolgreiche Implementation von Telearbeit erforderlich sein werden, zu verschaffen. Zum jetzigen Zeitpunkt wird deshalb nicht unbedingt eine verbindliche Vereinbarung formuliert sein, die als Grundlage für die weitere Entwicklung dienen kann.

Einige der folgenden Fragen können nun relevant sein:

• Handelt es sich bei Telearbeit um ein Thema, das wir weiter verfolgen sollten?
• Welche Geschäftsbereiche bzw. Arbeitsabläufe innerhalb der Firma könnten sich für Telearbeit eignen?
• Welches sind die potentiellen Geschäftsvorteile für uns?
• Sollte jegliche Erwägung von Telearbeit mit einer breiteren Überprüfung und Reorganisation der Arbeitsprozesse verbunden werden?
• Benötigen wir weitere Informationen? An wen können wir uns hierzu wenden?
• Handelt es sich um eine Initiative des Managements oder beziehen wir die Sozialpartner (z.B. Betriebsräte, Gewerkschaften) in den vollständigen Planungsprozeß mit ein?
• Welchen zeitlichen Rahmen zielen wir an ?

Vorausgesetzt die Entscheidung ist zugunsten einer weitergehenden Untersuchung der Telearbeitspotentiale getroffen worden, so sollte in einem zweiten Schritt nun eine kleinere Arbeitsgruppe oder ein Projektteam gebildet werden, um den Vorschlag detaillierter auszuarbeiten. Eines der Mitglieder sollte als Gesamtkoordinator der Gruppe fungieren.

Zu diesem Zeitpunkt sollte zudem eine oder auch mehrere Person(en) des Seniormanagements bestimmt werden, der/die dem Konzept gegenüber aufgeschlossen ist/sind und die bereit ist/sind, als „Telearbeits-Champion" innerhalb des Unternehmens zu agieren.

Dabei können u. a. folgende Fragen auftreten:

• Wer sollte zur Teilnahme am Projektteam eingeladen werden?
• Benötigen wir zusätzlich externe Beratung?
• Planen wir die Einführung von Telearbeit zunächst in Form eines begrenzten Pilotprogrammes?

Die intensive Arbeit der Erforschung und Entwicklung eines Telearbeitskonzepts beinhaltet die detaillierte Untersuchung in verschiedenen Schlüsselbereichen.

• Worin bestehen die mit der Einführung von Telearbeit verfolgten Geschäftsziele?
• Wie lautet das Ergebnis der durchgeführten Kosten-Nutzenanalyse des Vorschlags?
• Welche Form von Telearbeit soll eingeführt werden? (beispielsweise alternierende Arbeit zwischen häuslichem und Firmenbüro, Nutzung von Telezentren etc.) ?
• Wieviel Zeit werden die Mitarbeiter weiterhin im Hauptbüro verbringen?
• Welche technologischen Aspekte sollten gelöst werden? Welche zusätzliche Hard- oder Software wird zur Verfügung gestellt werden müssen?
• Wollen wir bereits beim jetzigen Entwicklungsstand eine eingehende Information unserer Mitarbeiter über Telearbeit sicherstellen? Legen wir auf eine Kommentierung von seiten der Arbeitnehmer Wert?
• Welche vertraglichen Aspekte müssen thematisiert werden?
• Welche anderen gesetzlichen oder technischen Kriterien müssen diskutiert werden (z.B. Versicherung)?
• Welchen Auswahlkriterien sollen für Telemitarbeiter angewendet werden?
• Welche Fragen des Managements bzw. der Führung müssen berücksichtigt werden?
• Gibt es weitere personelle Aspekte, die aufgegriffen werden sollten?
• Werden unsere Vorschläge auf Widerstand bei Betriebsrat oder Gewerkschaften stoßen?
• Wie werden unsere Kunden auf Telearbeit reagieren? Wie werden sich die Qualitätsstandards aufrecht erhalten lassen?
• Welcher Zeitrahmen ist für die Einführung der Telearbeit festgelegt? Wie lange sollte die Pilotphase andauern?
• Welche Methoden werden für die Bewertung von Erfolg bzw. Mißerfolg des Pilotprojektes verwendet?

• Sollen wir eine formelle oder nicht formelle Billigung des Telearbeitsprojekts durch das Management empfehlen?

Geht man nun davon aus, daß die Firma zu der Entscheidung gelangt ist, das vorgeschlagene Telearbeitsprogramm umzusetzen, so ist im nächsten Schritt eine differenzierte Prüfung zusammen mit den Angestellten (und möglicherweise externen Beratern) und anschließend eine ausführliche Diskussion der Vertragsinhalte der einzuführenden Telearbeit erforderlich.

Die Funktion engagierter Mitarbeiter kann dabei höchst vielfältig sein und beispielsweise in der Erstellung von Firmenzeitungen und Planung von Veranstaltungen bestehen. Die Belegschaft besitzt das Recht auf eine grundsätzliche Erläuterung von Telearbeit, der Grundlagen, auf welcher die Firma die Möglichkeit zu Telearbeit anzubieten plant, möglicher Vor- wie auch Nachteile für den Einzelnen und des konkreten Ablaufs der Auswahl der ersten Telearbeitern.

In diesem Stadium werden deutliche Antworten auf eine Vielzahl detaillierter Fragen gefordert sein. Nachstehend einige zu klärende Hauptfragen:
 

Technische Aspekte

• Welchen Computertyp soll der Telemitarbeiter verwenden ? (Der langfristige Gebrauch eines Notebooks ist aus ergonomischen Gründen nicht zu empfehlen) Siehe auch unter: Ausstattung einer üblichen Hochleistungsanbindung für den Telearbeitsplatz.
• Welche Form von Telekommunikationsverbindung wird der Telearbeiter benötigen ? (Getrennten Telefonanschluß? ISDN?)
• Fax?
• Anrufbeantworter?
• Büromaterialien? (getrennt von persönlichen Materialien aufbewahren!)
• Lassen sich im Firmenbüro eingehende Telefonanrufe problemlos an den Telemitarbeiter weitergeben ?
• Wer ist im Fall von Hardware- oder Softwareproblemen der richtige Ansprechpartner in der Firma für den Telearbeiter ?

• Wird der Telemitarbeiter in regelmäßigem Kontakt mit Kollegen stehen?
• Wie wird der Telemitarbeiter über aktuelle Entwicklungen oder Probleme im Firmenbüro unterrichtet?
• Besitzt der Telearbeiter die Möglichkeit, im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit entstehende Fragen bzw. Probleme mit dem direkten Vorgesetzten oder Kollegen unmittelbar zu besprechen?
• Wer kann den Telearbeiter im Falle von Krankheit oder Urlaub vertreten?
• Werden regelmäßige Teamtreffen einberufen?
• Hat der Telemitarbeiter die Möglichkeit, Teamsitzungen während der Zeiten seiner Anwesenheit im Firmenbüro zu initiieren?

• Gibt es (individuell oder einheitlich festgesetzte) Arbeitszeiten?
• Muß der Telearbeiter zu bestimmten Tageszeiten stets erreichbar sein?
• Besteht ein (nicht notwendigerweise formalisiertes) System der Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten?
• Harmonieren die an den Telearbeiter vergebenen Arbeitsaufgaben der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit?
• Herrscht eine klare Übereinstimmung hinsichtlich der zu leistenden Arbeitsaufgaben des außerbetrieblichen Mitarbeiters?
• Welche Vereinbarungen gelten im Falle von Krankheit?

Einige Unternehmen entscheiden sich für die Einführung von Telearbeit in Form einer firmenweiten oder sogar branchenweiten kollektiven Vereinbarung mit dem Betriebsrat oder den Gewerkschaftsvertretern. Andere dagegen verhandeln jeweils individuell mit dem von Telearbeit betroffenen Mitarbeiter. Beide Vorgehensweisen werden viele gleichartige Fragen aufwerfen, die zur beiderseitigen Zufriedenheit gelöst werden müssen.

Beschäftigtenstatus

• Wird der Telemitarbeiter weiterhin als Angestellter oder vielmehr als unabhängiger Vertragnehmer tätig sein? (Anmerkung: die Fortführung des Angestelltenverhältnisses ist eines der Grundprinzipien, auf das sowohl Anwender wie Kenner des Bereichs besonders hinweisen).

• Besteht für den Telemitarbeiter die Möglichkeit der Rückkehr an den normalen Firmenarbeitsplatz? (auch der Aspekt der prinzipiellen Freiwilligkeit formuliert ein wesentliches Grundprinzip für Telearbeit)

Arbeitsort(e)

• Wo soll der Telearbeiter seine Aufgaben erfüllen?

• Wie werden die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften am häuslichen Arbeitsplatz überwacht?
• Ist der Arbeitgeber rechtlich haftbar für jegliche arbeitsbedingte Verletzungen oder Krankheiten?
• Welcher Versicherungsschutz besteht?
• Besitzt der Arbeitgeber das vertraglich festgelegte Recht auf Zutritt zum häuslichen Arbeitsplatz, um die Gesundheits- und Sicherheitsvereinbarungen überprüfen zu können?

• Wer übernimmt die entstehenden Investitionskosten?
• Besteht ein Entschädigungssystem für die dem Telearbeiter zusätzlich entstehenden (laufenden) Kosten?
• Ist die steuerliche Behandlung dieser Zahlungen eindeutig?

• Welche Vereinbarungen bestehen hinsichtlich der Regelung der Arbeitszeit am häuslichen Arbeitsplatz?
• Ist die Verteilung zwischen der im Firmenbüro erbrachten und der verbleibenden, frei verteilbaren Arbeitszeit zu Hause ausgewogen?
• Welche Regelungen gelten im Falle von Krankheit, Urlaub, etc.?

• Wie werden die Arbeitsaufgaben verteilt?
• Wie wird die Arbeitsausführung überwacht? Welche Kriterien werden für eine Bewertung der Arbeitsleistung angelegt?

• Welche Möglichkeiten stehen für die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen zur Verfügung?

Haftung

• Gibt es Fälle, in welchen ein Familienmitglied bzw. Besucher für eventuelle Schäden an der firmeneigenen Ausstattung o.ä. haftbar gemacht werden können?

• Ist eine zusätzliche Hausratversicherung erforderlich? Wer übernimmt die Prämienzahlung?

• Welche Verfahren erlauben Gewerkschaften bzw. anderen Interessenvertretern, mit den Telearbeitern in Kontakt zu treten?

• Ist das Recht auf Rückkehr an den Firmenarbeitsplatz zeitlich befristet?

6. Auswahl der Telearbeiter

Während die Freiwilligkeit der Teilnahme an Telearbeit ein allgemein anerkannter Grundsatz ist, heißt dies andererseits nicht unbedingt, daß der Arbeitgeber allen Mitarbeitern die Teletätigkeit gestatten muß. Die Auswahl von Telearbeitern, insbesondere für ein Pilotprojekt, ist sehr wichtig und sollte daher äußerst sorgfältig vorgenommen werden.

Die Entscheidung, ob ein Mitarbeiter Telearbeit leisten soll oder nicht, wird in hohem Maß von seiner Arbeitsaufgabe abhängen. Forscher oder Softwareentwickler etwa können ihren Arbeitsort relativ flexibel wählen, vergleicht man dies mit der Tätigkeit im Empfang o. ä.

Der Arbeitgeber wird auch sichergehen wollen, daß die Telebelegschaft zur Eigenmotivation in der Lage ist und auch ohne die übliche informelle soziale Interaktion mit den Firmenkollegen zurechtkommt. Aus diesem Grunde erlauben viele Arbeitgeber auch neuen Mitarbeitern Telearbeit erst nach Ablauf einer bestimmten Dauer der Betriebszugehörigkeit (wenigstens ein Jahr hat sich hierbei als meist sinnvoller Zeitraum erwiesen).

Die Auswahl wird zumeist von den Linienvorgesetzten vorgenommen. Einige der wichtigsten Fragen, welche dem künftigen Telearbeiter gestellt werden sollten, finden sich im folgenden:

Einstellung zu Telearbeit

• Arbeiten Sie gerne alleine?
• Würden Sie den regelmäßigen Kontakt mit anderen Menschen während Ihrer Tätigkeit vermissen?
• Sind Sie in der Lage, sich selbst zu motivieren?
• Beherrschen Sie das Zeitmanagement?
• Könnten Störungen am häuslichen Arbeitsplatz entstehen?
• Billigen Ihre Familienangehörigen die Entscheidung für Telearbeit?
• Sind Sie in der Lage, die notwendige Trennung zwischen beruflicher Tätigkeit und Privatleben durchzuführen?
• Wären Sie fähig, am Ende eines Arbeitstages die Arbeit tatsächlich „hinter sich zu lassen"?
• Wie würde sich Ihr Arbeitstag am häuslichen Arbeitsplatz gestalten? Wären Sie damit zufrieden?
• Würde Sie ein unmittelbares Feedback auf Ihre Arbeit vermissen, das für die betrieblichen Kollegen selbstverständlich ist?
• Besitzen Sie ausreichende technische Kompetenzen, z.B. im Umgang mit dem PC?
• Kommunizieren Sie gerne über das Telefon?

•  Verfügen Sie über ein abgetrennten Raum für Ihre Arbeit?
• Ist dort genügend Platz zum Arbeiten und Stauraum vorhanden?
• Ist das Mobiliar Ihren Bedürfnissen entsprechend? (Siehe unten)
• Ist es ein angenehmer Ort zum Arbeiten? (Licht, Temperatur, Luftzufuhr, etc.)
• Können Sie vertrauliche Daten sicher verwahren?
• Können Sie die Tür am Ende Ihres Arbeitstages verschließen?

7. Training der Telearbeiter

Nach der Auswahl der teilnehmenden Mitarbeiter wird meist eine Vorbereitung bzw. Weiterbildung für die Teletätigkeit erforderlich sein.

Dies bedeutet vor allem die Einarbeitung mit der neuen technischen Ausstattung (wie z. B. E-mail, Videoconferencing, ISDN). Darüber hinaus kann es jedoch auch sinnvoll sein, einige psychologische Aspekte anzusprechen, mit denen der künftige Telearbeiter konfrontiert sein wird (etwa die Angst zunehmender sozialer Isolation, Verlust des Kontakts zu Kollegen und Vorgesetzten, familiäre Probleme).
 

8. Einführung eines Pilotprojektes und seine begleitende Überwachung

Schließlich wird das Telearbeitsprogramm tatsächlich umgesetzt. Wenngleich dies das Ende einer Reihe von Untersuchungen und Vorbereitungen bedeutet, ist jetzt keinesfalls der Zeitpunkt gekommen, sich zurückzulehnen und abzuwarten. Im Gegenteil ist die Überwachung von Erfolg oder Mißerfolg des Programmes ein ganz wesentlicher Arbeitsschritt.

Einige der nun vor allem relevanten Fragen sind:

• Sind die Telearbeiter zufrieden mit ihrer Arbeitssituation?
• Erweisen sich die Vereinbarungen in bezug auf das Arbeitsaufkommen und verfügbarer Zeit als befriedigend?
• Funktionieren die technischen Arbeitsmittel?
• Wie gut lassen sich die Regelungen zur Überwachung für die Linienvorgesetzten in der Praxis anwenden?
• Sind die Produktivität und Arbeitsqualität des Telearbeiters angestiegen oder eher gesunken?
• Wie reagieren die früheren Kollegen des Telearbeiters auf das Projekt? Bestehen Vorbehalte bei den Nicht-Telearbeitern?
• Existieren praktische Vereinbarungen hinsichtlich des Verfahrens beispielsweise für eine angemessene Büroverwaltung?
• Sollten zusätzliche soziale Kontakte durch gemeinsame Veranstaltungen organisiert werden, um die Telearbeiter stärker in die Organisation einzubinden?
• Gibt es irgendwelche Personalfragen oder -probleme?

9. Schriftliche Auswertung

Nachdem das Pilotprojekt einige Zeit angelaufen ist (denkbar wäre ein Zeitraum von ca. einem Jahr) bzw. das vorab festgelegte Ende der Pilotphase erreicht ist, sollte eine schriftliche Auswertung durchgeführt werden. Diese sollte all jene Aspekte wieder aufgreifen, die bei der ersten Entscheidung für Telearbeit formuliert worden waren, und sie nun mit Hilfe der gewonnenen Erfahrungen erneut diskutieren. Zudem sollte eine aktuelle Kosten-Nutzenanalyse vorgenommen werden.

Eine solche Auswertung kann in Form von Fragebögen, Interviews und Arbeitsgruppen durchgeführt werden. Dabei müssen nicht nur die Bewertung der teilnehmenden Telearbeiter, sondern ebenso die der nicht-telearbeitenden Kollegen, die im Firmenbüro verbleiben, analysiert werden.

Am Ende dieses Prozesses wird sich eine letzte Frage stellen:

• Soll das Telearbeitsprogramm nun ausgeweitet, das Pilotprojekt weitergeführt oder die ganze Idee verworfen werden ?

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