Fjernarbeid og arbeidsrett

Forhold til Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen

Fjernarbeid er ikke spesielt regulert i avtaleverket, men det presiseres at fjernarbeidere omfattes. Bestemmelsene om medbestemmelse, kompetanseutvikling og likestilling må vies spesiell oppmerksomhet. Det vil være en lederoppgave å tilrettelegge for at fjernarbeidernes interesser blir ivaretatt på lik linje med andre ansatte.

Forhold til arbeidsmiljølovgivningen

Arbeidsmiljøloven (aml) inneholder en rekke bestemmelser om arbeidsmiljøet. Siktemålet med bestemmelsene er å sikre et arbeidsmiljø som gir arbeidstakerne full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger og med etn verneteknisk, yrkeshygienisk og velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet. Den generelle miljøstandarden er formulert som at arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av de faktorer i arbeidsmiljøet som kan ha innvirkning på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd.

Som utgangspunkt får aml bestemmelser om arbeidsmiljø anvendelse også for arbeid som utføres utenfor de lokaler hvor arbeidsgiver for øvrig driver sin virksomhet .

Arbeid  som utføres i arbeidstakeres eget hjem står imidlertid i en særstilling pga unntaksbestemmelsen i aml § 2 nr. 6. Loven åpner for at det ved forskrift kan fastsettes om i hvor stor grad bestemmelser i aml skal få anvendelse. Slike forskrifter foreligger ikke pr. i dag. .

Umiddelbart kan det derfor fremstå som at aml bygger på en forutsetning om at ingen av lovens bestemmelser får anvendelse så lenge slik forskrift ikke er fastsatt.

Det kan reises spørsmål om en slik forutsetning kan legges til grunn da det ellers ikke vil gjelde noen krav til arbeidsmiljøet når slike arbeidsoppgaver blir utført. Det virker lite rimelig at arbeidsgiver på denne måten skal kunne organisere sin virksomhet slik at amls krav til arbeidsmiljø ikke får anvendelse.

I forarbeider til loven er det uttalt at det neppe finnes tilstrekkelig tungtveiende grunner til å holde hjemmearbeid utenfor aml, men at disse arbeidsforholdene er så spesielle at det kan være behov for særregler.

Siden det ikke foreligger særregler fastsatt i forskrift kan det være noe usikkert hvilke av amls regler om arbeidsmiljøet som får anvendelse. Utvalget er av den oppfatning at det generelle krav til fullt forsvarlig arbeidsmiljø bør legges til grunn.

Forhold til annen lovgivning – internasjonal rett

Det følger av EUs rådsdirektiv 89/391/EØF om iverksetting av tiltak som forbedrer arbeidstakernes sikkerhet og helse på arbeidsplassen, at arbeidsmiljølovens krav til et forsvarlig arbeidsmiljø også skal gjelde for arbeid som utføres av arbeidstakere i deres eget hjem.

Direktiv 93/104/EF om regulering av arbeidstiden inneholder bestemmelser vedrørende daglige og ukentlig hviletid, begrensninger av ukentlig arbeidstid og regulering av nattarbeid. Arbeid i eget hjem er ikke positivt unntatt fra direktivets virkeområde.

Den internasjonale arbeidsorganisasjonen ILO vedtok på arbeidskonferansen i 1996 konvensjon nr 177 og rekommandasjon nr 184 om hjemmearbeid. Dette inneholder bestemmelser om å fremme likestilling mellom hjemmearbeidere og andre arbeidstakere på alle arbeidslivets områder, spesieltpå nevnt er områdene svangerskap og fødsel, helse- miljø og sikkerhetsområdet, minstealder, og tilgang til opplæring og at hjemmearbeid også skal underlegges etablerte, nasjonale arbeidstilsynsordninger.. Norge har ikke ratifisert denne avtalen.

Virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

Når det gjelder det systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet som er pålagt alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere med hjemmel i bl.a. amlrbeidsmiljøloven, brannvernlovene og el.tilsynsloven, vil utvalget anbefale at de rutiner og retningslinjer som gjelder på arbeidsplassen også i hovedsak gjøres gjeldende for fjernarbeidere. Unntak fra dette må være kun i tilfeller hvor praktiske hensyn og arbeidets art gjør det formålstjenlig (eks. tilgjengelighet for bevegelseshemmede, krav til personalrom oa)

. Det bør også tas hensyn til at alle arbeidstakere har krav på beskyttelse av privatliv og personlig integritet. Dette hensynet står sentralt ved etablering av hjemmekontor i arbeidstakerens egen bolig. Flere av kravene i arbeidsmiljøloven om arbeidsplassen kan anvendes ved at de er generelle og ikke medfører uforholdsmessig inngripende tiltak, eks. krav til lysforhold og ergonomi.

Utvalget legger til grunn at verne- og helsepersonale kan trekkes inn i dette arbeidet.

Virksomhetens system for oppfølging av helse, miljø og sikkerhet skal omfatte fjernarbeid, og ha med evt. spesielle forhold som gjelder fjernarbeid.

Arbeidstid

Formålet med reglene om arbeidstid i Arbeidsmiljøloven (aml) og Hovedtariffavtalen (HTA) er å verne arbeidstaker mot for lang og ubekvem arbeidstid som kan medføre helsemessige eller sosiale belastninger. Dette hensynet gjør seg også gjeldende for de arbeidstakerne som utfører arbeidet i eget hjem. Etter utvalgets vurderinger er det nødvendig med visse rammer for arbeidstiden også for denne typen arbeid. Arbeidstidens lengde er regulert i aml kap. X og i HTA kap. 1, §§ 4, 5 og 6.

I utkast til ILO-rekommandasjonen om hjemmearbeid, art. 24 er det foreslått at en fastsatt tidsfrist for oppgaver ikke bør frata en hjemmearbeidstaker fra å ha daglig og ukentlig fritid tilsvarende den som tilkommer andre arbeidstakere.

Ansatte som arbeider hjemmefra bør ha en fast avtale på hvor stor del av arbeidet som skal gjennomføres hjemmefra og hvor stor del av arbeidet som skal utføres fra arbeidsgivers lokaler. Dette bør også avtalereguleresinngå i stillingsbeskrivelsen for den enkelte arbeidstaker.

De ansatte må ved fjernarbeid kunne styre bruk av egen tid mellom arbeid og fritid, samtidig må arbeidsgiver fortsatt betale for bruk av den ansattes arbeidstid utover det som ligger til en gjennomsnittlig normalarbeidstid. Det presiseres at bestemmelser i HTA om overtidsarbeid gjelder også for fjernarbeid.

Sykdom og attføring

Bestemmelsene i lov og avtaleverk, samt virksomhetens rutiner og retningslinjer på feltet vil gjelde også for fjernarbeid. Ved oppfølging av sykmeldte og ved annet attføringsarbeid kan fjernarbeid som arbeidsform være et velegnet virkemiddel til å aktivisere arbeidstaker helt eller delvis i en periode vedkommende ellers ikke ville kunne være yrkesaktiv. Unødig passivitet kan i slike sammenhenger virke svært negativt rehabiliteringsmessig.

Permisjon pga omsorg, nedkomst med mer

Virksomhetens retningslinjer for fjernarbeid må ikke utformes slik at det svekker mulighetene for å nytte velferdsordningene etter aml kap. VIII eller muligheter for redusert arbeidstid etter aml § 46A.

Stillingsvern og avtaleforhold
Da Arbeidsmiljøloven (aml) aml i utgangspunktet ikke gjelder for arbeid som utføres i arbeidstakers hjem fordi forskriftshjemmelen jf. aml § 2 nr. 6 ikke er benyttet, vil ingen av lovens materielle bestemmelser komme til anvendelse for hjemmearbeid. Det vises også til kjennelse fra Borgarting lagmannsrett av 5.11.1996.

Utvalget legger til grunn at forskrifter blir utarbeidetgitt og at aml kap XII Oppsigelse og avskjed, gis anvendelse fullt ut i forskriften.
 

Generelt om arbeidsavtaler

Ved tilsetting i en kommune/fylkeskommune/virksomhet, skal det alltid inngås skriftlig arbeidsavtale, jf aml. § 55B. Hva arbeidsavtalen nærmere skal inneholde følger av § 55 C. Av aml. § 55 C litra b) følger det at en arbeidsavtale skal omfatte:

"arbeidsplassen; dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, ….."

Hvilken arbeidsplass arbeidstakeren skal ha, må altså fremgå av avtalen. I kommuner/fylkeskommuner/virksomheter oppfylles dette kravet ved at arbeidsavtalen har formuleringer som for eksempel;

"NN tilsettes i x kommune med for tiden tjenestegjøring i y etat/virksomhet."

I de tilfeller hvor arbeidsgiver og arbeidstaker skal inngå avtale om fjernarbeid, må partene ta stilling til hvordan dette skal gjøres. En aktuelle problemstilling vil da være om fjernarbeidsavtalen skal utformes som en separat avtale i tillegg til arbeidsavtalen, eller om avtalereguleringen skal skje i arbeidsavtalen. Hvilke forutsetninger som ligger til grunn for avtalen om fjernarbeid og hvordan dette er kommet til uttrykk, vil etter utvalgets oppfatning kunne få rettslig betydning i forhold til en eventuell oppsigelse av en avtale om fjernarbeid. Etter utvalgets oppfatning må det derfor sondres mellom tilfelle der hvor det inngås avtale om fjernarbeid med allerede tilsatt arbeidstaker, og der hvor fjernarbeid eventuelt inngår som en del av de opprinnelige tilsettingsvilkår. En slik sondring legges til grunn i det følgende.

Avtaler om fjernarbeid for allerede tilsatte arbeidstakere

Utvalget anbefaler at det inngås en egen skriftlig avtale om fjernarbeid, uavhengig av den opprinnelige arbeidsavtalen. En slik avtale bør være tidsbegrenset. Er avtalen ikke tidsbestemt, bør det avtalesfastsettes at avtalen kan reforhandles, for eksempel årlig. Avtalen må inneholde gjensidige oppsigelsesfrister på minst 1 måned. Videre bør avtalen inneholde omfanget av hjemmearbeid, tilgjengelighet, rapportering, utstyr (kostnader, ansvar, vedlikehold) og forsikring.

Utvalget er videre av den oppfatning en avtale om fjernarbeid må inneholde en klar presisering av hvilken status avtalen har. Dette kan klargjøres ved at partene tar inn følgende formulering i avtalen:

"Denne avtalen om fjernarbeid/hjemmekontor er ikke en del av NNs ordinære lønns- og arbeidsvilkår. En oppsigelse av avtalen vil ikke reguleres av Arbeidsmiljøloven. Partene er inneforstått med at en oppsigelse av denne avtale vil ha som konsekvens at arbeidsavtalens bestemmelser om arbeidssted og arbeidstid legges til grunn".

Dersom en arbeidstaker, basert på stillingens kunngjøringstekst, eller andre forutsetninger eller innholdet i arbeidsavtalen, er tilsatt som fjernarbeider, vil slike vilkår være en del av tilsettingsvilkårene. I dette ligger at arbeidsgiver må ha en saklig grunn dersom fjernarbeidet skal avvikles, jf amlArbeidsmiljøloven § 60. Forholdet kan også her være slik at arbeidsgiver spesifikt har tatt forbehold om å kunne endre vilkårene, herunder gjort fjernarbeidet tidsbestemt.
 

Skatt og forsikring

Skatt
Det er ikke særregler for skatt ved fjernarbeid. De alminnelige regler i skatteloven med tilhørende prinsipper for beskatning av arbeid og virksomhet og om inntekt og formue gjelder.

Dette innebærer blant annet at arbeidstaker ikke får endret sin skattemessige status fra lønnsmottaker til selvstendig næringsdrivende ved overgang til hjemmekontor.

Ved inngåelse av avtale om fjernarbeid bør arbeidsgiver og arbeidstaker være seg bevisst hvilke økonomiske endringer som vil oppstå og deres følger i forhold til beskatning. Det bør for eksempel avklares i hvilken grad økt skattetrykk for arbeidstaker skal kompenseres av arbeidsgiver når økningen skyldes fjernarbeid. Arbeidstaker vil kunne bli (delvis) fordelsbeskattet for goder som i det vesentlige kan henføres til arbeidet. Aktuelle områder vil være:

• bolig (husleie, bygningsmessige påkostninger, forsikringer)
• utgifter til anskaffelse og drift av kontorutstyr (herunder PC, telefon, faks, videokonferanseutstyr etc)
• reiser
• utdanning

Spørsmål om skatteplikt relateres til om arbeidstaker har privat fordel av ordningen som anses vunnet ved arbeid og derfor i prinsippet representerer skattepliktig inntekt (om det helt eller delvis kan anses som honorar).

Ddelvis beskatning kan tenkes ved at arbeidstaker for eksempel får kjelleren i boligen pusset opp til bruk som kontor; isolering, varme, ventilasjon er goder det ikke er naturlig å si fortsatt tilhører arbeidsgiver. .

Derimot kan aArbeidsgivers betaling for bruk av hjemmekontor er skattefritt dersom det anses somer en utgiftsgodtgjørelse som ikke overstiger fradragsberettigede utgifter/standardfradrag. og , være skattefritt.

I vedlegg 2 følger reglene for fradragsberettigede utgifter tilknyttet arbeidstakers arbeidsinntekt .

Utdanning

Gjennom endring av Skattelovens § 42 første ledd er det lagt til rette for klarere regler vedrørende skattefritak for utdanning i arbeidsforhold. Lovendringen trådte i kraft fra 1999, og går ut på at helt eller delvis fri utdanning i arbeidsforhold skal være skattefri etter nærmere regler. Reglene utformes av Finans- og tolldepartementet.

Forsikring
Det er ikke utarbeidet egne regler knyttet til forsikringsvilkår for fjernarbeid, og partene oppfordres til å ta dette opp med eget forsikringsselskap slik at evt. tilleggsavtaler kan tegnes. I utgangspunktet er det arbeidsgiver som skal dekke merutgifter i forbindelse med fjernarbeid.

Kommunalt ansatte dekkes i dag av ulike personalforsikringer: gruppeliv-, yrkesskade- og eventueltt fritidsulykkeforsikring.

Gruppelivsforsikringen (HTA ovedtariffavtalens § 10) er en ren dødsrisikoforsikring, og dekker uansett dødsårsak. Fjernarbeidssituasjonen medfører ikke endringer i gjeldende ordning.

Fritidsulykkeforsikringen er frivillig, og dekker, som navnet sier, ulykker på fritiden. Forsikringsvilkårene avtales mellom den enkelte kommune og forsikringsselskap, men har vanligvis ikke like god dekning som yrkesskadeforsikringen. Fjernarbeidssituasjonen medfører ikke endringer i gjeldende ordninger med mindre dette avtales spesielt.

Yrkesskadeforsikringen omfatter kommunens ansvar etter lov av 17. juni 1966 nr. 12 om folketrygd og lov av 16. juni 1989 nr. 65 om yrkesskadeforsikring med utfyllende bestemmelser i HTAovedtariffavtalens § 11.

I utgangspunktet skal yrkesskadeforsikringen dekke skader og sykdommer som påføres arbeidstaker

• i arbeid (arbeidsoppgaver i arbeidsgivers tjeneste)
• på arbeidsstedet
• i arbeidstiden

Arbeidstaker som arbeider hjemme har i utgangspunktet en like god dekning for klart definerte yrkesskader som andre ansatte forutsatt at arbeidsavtalen inneholder klar anvisning av hvor arbeidsstedet er (hjemme), avtale om arbeidstid (i henhold til lov- og avtaleverk) og hva arbeidet består i. Utvalget ser imidlertid at det for fjernarbeidere t lettere kan oppstå tvil om skaden/uhellet kan relateres til arbeidet enn for arbeidstakere som oppholder seg i arbeidsgivers lokaler. Samtidig er det ikke rimelig at yrkesskadeforsikringen skal dekke hjemmeulykker som skjer under utførelsen av private gjøremål. Problemstillingen drøftes i et notat fra Norges forsikringsforbund datert 1.juli 1999.

For praktisk å komme til en ordning hvor arbeidstakeren sikres erstatning i tilfelle skade kan det tegnes en komplementær forsikring, eks. fritidsulykkeforsikring.

Forsikring mot tinglig skade

Forsikring må sikre utstyr og bygninger m.v. som arbeidstaker bruker ved fjernarbeid slik at ikke risiko for skade i arbeidssituasjonen overføres fra arbeidsgiver til arbeidstaker. Hovedprinsippet må være at eier sørger for forsikring, eks. arbeidsgiver for datautstyr og arbeidstaker for bygning.

Dersom det inngås avtale om utgiftsgodtgjørelse for bruk av egen bolig som arbeidsplass, vil slik godtgjøring også dekke de forsikringsutgiftene/merutgiftene som følger av endret bruk.

KONKLUSJONER

Utvalgets anbefalinger

• Arbeidsmiljølovens bestemmelser forutsettes fulgt for fjernarbeid så langt som praktisk mulig. Når forskriftene foreligger må kommunens retningslinjer og praktisering av fjernarbeid gjennomgås.

• Avtaleverket (HA og HTA) gjelder fullt ut for fjernarbeid

• Det utarbeides retningslinjer for fjernarbeid (jf HA § 12-4) i den enkelte kommune basert på dennes personalpolitikk og strategiske mål

• Skriftlige, individuelle avtaler om fjernarbeid skal inngås i tillegg til ordinær arbeidsavtale

• Avtale om fjernarbeid baseres på frivillighet, og men er ingen rettighet

• Fjernarbeid bør i gjennomsnitt ikke overstige 50% i forhold til arbeid i arbeidsgivers lokaler

• Fritidsskadeforsikring bør vurderes tegnet i tillegg til obligatorisk yrkesskadeforsikring

…………………………………….. Liv Overaae KS	…………………………………………….. Trygve Nøst  LOK
…………………………………….. Oskar Nilssen KS	…………………………………………….. Bjørn Christiansen LOK
…………………………………….. Inger Marie Højdahl KS	…………………………………………….. Dag Bjørnar Jonsrud YS -K:
…………………………………….. Sigbjørn Eikefjord KS	…………………………………………….. Svein Sjølie  AF –K
	……………………………………………... Arve Hallberg  A-K

Vedlegg 1: Momenter – avtale om fjernarbeid

Reguleringsbehovet vil variere fra virksomhet til virksomhet. En måte å regulere på er å ha noen generelle retningslinjer på virksomhetsnivå kombinert med individuelle avtaler .

Nedenfor illustreres noen forhold det er viktig å vurdere ved etablering av retningslinjer og avtaler om fjernarbeid. Hvilken av disse to kategoriene de enkelte underpunkter hører mest naturlig hjemme i, må avgjøres utfra den enkelte virksomhets behov og i partenes felles forståelse.

• Definisjon

• Skriftlig avtale med den enkelte medarbeider skal inngås ved fjernarbeid av et visst omfang.

• Motiver for fjernarbeid: Fjernarbeid bør baseres på, og være et virkemiddel som reflekterer virksomhetens målsetting, planer og bedriftskultur.

• Retningslinjene bør inneholde kriterier for fjernarbeid; hvilke oppgaver som kan utføres som fjernarbeid og hvilke arbeidstakere som skal komme inn under ordningen.

• Retningslinjer, behov for, og bruk av fjernarbeid generelt drøftes med tillitsvalgte før avtaleinngåelse og iverksettelse. Tilsvarende skal tillitsvalgte delta i evaluering av hvordan fjernarbeid generelt praktiseres i virksomheten.

• Overgang til fjernarbeid fra en ordinær arbeidsordning er frivillig. Arbeidstaker skal ha rett til å gå tilbake til ordinær arbeidssituasjon. Premissene for slik tilbaketreden ("oppsigelsestid", tilbakelevering av utstyr mv) skal være fastsatt på forhånd.
• Fjernarbeid er ikke en rettighet for den enkelte arbeidstaker med mindre det følger av særskilt avtale

• Arbeidstaker som utfører fjernarbeid omfattes av det lov- og avtaleverk som gjelder for den "alminnelige" stillingen vedkommende er ansatt i, unntagen der det lovlig er avtalt noe annet.

• Omfanget av fjernarbeid må fastsettes.

• Arbeidstiden skal organiseres slik at det tas hensyn til virksomhetens og arbeidstakers situasjon. Nye og endrede krav til fleksible løsninger (eks arbeidstakers livsfaser – virksomhetens konkurranseforhold) tilsier regulering som kan angå: overtid (vilkår, registrering, kompensasjon); avspasering; ferieavvikling; kjernetid (tilgjengelighet); arbeid i helgene; og hvordan avvik fra den avtalte arbeidstidsordningen skal håndteres.

• Rutiner ved sykdom gjennomgås

• Fjernarbeid må ikke redusere mulighetene for å praktisere omsorgspermisjon, nedkomstpermisjon eller tidskontoordning, samt ikke svekke rett til redusert arbeidstid etter aml § 46 A.

• Fjernarbeideren skal ha adgang til en fysisk arbeidsplass i virksomheten.

• Arbeidsgiver har ansvar for kontorteknisk tilrettelegging av ekstern arbeidsplass. Ved hjemmearbeid beslaglegges noe plass til kontor og tilhørende utstyr. Partene må avklare hvilke utgifter til etablering og drift av kontoret som arbeidsgiver er ansvarlig for.

• Fjernarbeid skal ikke virke negativt med hensyn til arbeidstakers adgang til velferdsgoder, permisjon, lønnsutvikling, pensjonsrettigheter, kompetanseutvikling, karriere eller faktiske stillingsvern, herunder permittering.

• Partene må bevisstgjøres om hvilke utfordringer fjernarbeid medfører for å sikre forhold som tilhørighet, kommunikasjon og verdigrunnlag. Arbeidstaker skal sikres nødvendig faglig opplæring og oppdatering.

• Den faglige og sosiale kontakt og utvikling må sikres ved nærmere avtale for oppfølging. Tiltak for å motvirke blant annet isoleringseffektenskal vurderes – sosiale arrangementer får økt betydning.

• Forsikringsordningen presiseres; yrkesskadeforsikring, evt. fritidsulykkeforsikring.

Vedlegg 2 Regler for fradragsberettigede utgifter tilknyttet arbeidstakers arbeidsinntekt

Dette vil kunne være reise til arbeidsgivers lokaler, direkte merutgifter til oppvarming, lys, med mer.
 

Vilkår for hjemmekontor:

"Skattedirektoratet antar at bestemmelsen om fritak for naturalytelser (forskrift 02.09.77 nr 2, § 6A) også får anvendelse i de tilfeller det er inngått en avtale om redusert lønn i den perioden en ansatt har arbeidsgiverens datautstyr til disposisjon.".

Dette betyr at virksomheten kan inngå avtale med den enkelte arbeidstaker om leie av hjemme-PC. Leien trekkes av bruttolønn, og er i henhold til uttalelser fra skattedirektoratet skattefritt. Det må presiseres at arbeidsgiver må beholde eiendomsretten i leieperioden. Ved denne periodens utløp kan arbeidstakeren evt. kjøpe utstyret etter fastsatte avskrivningsregler.

Vær likevel oppmerksom på at trekk i bruttolønnen reduserer grunnlaget for feriepenger og utregning av pensjonspoeng. Myndighetene setter også krav til at PC ordningen skal begrunnes i tjenstlig bruk, herunder regnes også kompetanseheving.

Telefonutgifter

Hovedregelen er at fordelen ved hel eller delvis fri telefon er skattepliktig inntekt. For arbeidstakere er det unntak fra denne regelen når arbeidstaker antas å ha behov for telefon av hensyn til sitt arbeid, og ytelsen ikke overstiger Statens satser. Dekkes en større del av utgiftene etter Statens satser, vil det overskytende være skattepliktig med mindre skatteyter sannsynliggjør større utgifter ved yrkesbruken.